Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Optima Forma Fitness is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Onze contactgegevens zijn:

Bedrijfsnaam: Optima Forma Fitness
Adres: Griendstraat 1, 2921 LA Krimpen aan den IJssel
KVK-nummer: 24306506
Website: www.optimaformafitness.com
E-mailadres: info@optimaformafitness.com
Telefoon: +31 (0)180 590 697

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt bij het plaatsen van een bestelling, het aanmaken van een account, het invullen van een contactformulier of het aanmelden voor onze nieuwsbrief. Het gaat om de volgende categorieën:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bezorg- en factuuradres
• Betalingsgegevens (versleuteld verwerkt via onze betaalprovider)
• Bestelgeschiedenis en accountgegevens
• IP-adres en browsergegevens (via cookies — zie ons cookiebeleid)

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoeren van de overeenkomst: het verwerken en leveren van bestellingen, het verzenden van orderbevestigingen en het afhandelen van retourzendingen en klachten.
• Accountbeheer: het aanmaken en bijhouden van een klantaccount zodat u eenvoudig bestellingen kunt volgen en beheren.
• Klantenservice: het beantwoorden van vragen via e-mail of contactformulier.
• Nieuwsbrief en marketing: het versturen van aanbiedingen en productnieuws — uitsluitend indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. U kunt zich altijd afmelden via de afmeldlink in elke e-mail.
• Wettelijke verplichtingen: het bewaren van facturen en bestelgegevens voor de fiscale bewaarplicht.
• Websiteanalyse: het verbeteren van onze website en dienstverlening via geanonimiseerde gebruiksstatistieken.

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende rechtsgrondslagen (AVG art. 6):

• Uitvoering van een overeenkomst — voor de verwerking van uw bestelling.
• Wettelijke verplichting — voor het bewaren van financiële administratie.
• Gerechtvaardigd belang — voor websiteveiligheid en fraudepreventie.
• Toestemming — voor het versturen van nieuwsbrieven en het plaatsen van niet-functionele cookies.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Bestelgegevens en facturen: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Accountgegevens: zolang uw account actief is, plus 2 jaar na laatste activiteit.
• Contactverzoeken: maximaal 1 jaar na afhandeling.
• Nieuwsbriefinschrijvingen: totdat u zich afmeldt.

6. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening:

• Sendcloud (verzendprovider) — uw naam en bezorgadres worden gedeeld voor het aanmaken van verzendlabels en track & trace. Privacybeleid: sendcloud.nl/privacybeleid.
• Mollie (betaalprovider) — uw betaalgegevens worden versleuteld verwerkt via Mollie. Wij slaan nooit betalingsgegevens op op onze eigen servers. Privacybeleid: mollie.com/nl/privacy.
• SMTP2GO (e-mailprovider) — voor het versturen van orderbevestigingen en transactionele e-mails wordt uw e-mailadres en naam gedeeld. Privacybeleid: smtp2go.com/privacy.
• Hetzner Online (hostingprovider) — onze webshop en backend draaien op servers van Hetzner, gevestigd in Duitsland (EU). Uw gegevens worden verwerkt op EU-grondgebied. Privacybeleid: hetzner.com/legal/privacy-policy.
• Umami Analytics (websiteanalyse, self-hosted) — wij gebruiken een zelfgehoste installatie van Umami voor anonieme bezoekersstatistieken. Er worden geen persoonsgegevens of IP-adressen opgeslagen. Umami plaatst geen trackingcookies.
• Postcode.eu (adrescontrole) — bij het invullen van uw adres tijdens het afrekenen wordt het ingevoerde adres via onze eigen server doorgestuurd naar Postcode.eu om het te verifiëren en aan te vullen; uw browser communiceert hierbij nooit rechtstreeks met Postcode.eu. Privacybeleid: postcode.eu/privacy.

Met Sendcloud, Mollie, SMTP2GO, Hetzner en Umami is een verwerkersovereenkomst gesloten conform de AVG. Alle genoemde partijen zijn gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of bieden passende waarborgen voor doorgifte buiten de EER.

7. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering ('recht om vergeten te worden'): u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
• Recht op beperking van verwerking: u kunt de verwerking van uw gegevens (tijdelijk) laten beperken.
• Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct-marketingdoeleinden.
• Recht om toestemming in te trekken: eerder gegeven toestemming (bijv. voor de nieuwsbrief) kunt u te allen tijde intrekken.

Om gebruik te maken van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via info@optimaformafitness.com. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Als u van mening bent dat uw rechten worden geschonden, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland): autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Beveiliging

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen te voorkomen. Onze website maakt gebruik van een beveiligde SSL/TLS-verbinding (HTTPS). Betalingen worden uitsluitend verwerkt via gecertificeerde betaalproviders.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij behouden het recht dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met vermelding van de herzieningsdatum. Wij adviseren u dit beleid periodiek te raadplegen.

11. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:

Optima Forma Fitness
Griendstraat 1, 2921 LA Krimpen aan den IJssel
KVK: 24306506
E-mail: info@optimaformafitness.com
Telefoon: +31 (0)180 590 697